Origen y lineamientos del repositorio institucional Areandina

La Biblioteca Digital AREANDINA es una visualización centralizada de los materiales digitales disponibles para la docencia y la investigación. Incluyendo un rango amplio de contenidos para variados propósitos y usuarios con resultados de investigaciones tales como artículos de revistas o datos de investigaciones, tesis, objetos de aprendizaje, materiales para la enseñanza y datos administrativos. La biblioteca digital es concebida como un entorno interoperable dónde fluye información digitalizada y organizada para su visibilidad en la web.

  1. Antecedentes
  2. En el año 2009, nace la idea de implementar un Repositorio Institucional, contemplando la posibilidad de integración al proyecto de Biblioteca Digital Colombiana, teniendo en cuenta el desarrollo de la Institución en TIC. En el año 2010 se da inicio al proyecto BIBLIOTECA DIGITAL FUNANDI (García Cossio & Cuesta Hoyos), el cual constó de tres etapas para su desarrollo e implementación:

    La primera etapa (2009), se centró en la evaluación, selección e instalación de software y hardware para repositorios Digitales; la segunda etapa (2010), se estudió la implementación de repositorios digitales y la articulación de estos bajo un modelo integrado de Biblioteca Digital. Y la tercera etapa (2010) se centró en la socialización y evaluación del repositorio. El proyecto Biblioteca Digital FUNANDI se convirtió en la primera Biblioteca del eje cafetero en formar parte de la Biblioteca Digital Colombiana (BDCOL), en el año 2011 al participar en el concurso de repositorios de contenidos digitales organizado por la red Renata, la biblioteca digital se posicionó entre los 5 mejores repositorios del país, ganando visibilidad y un posicionamiento en el ranking mundial de repositorios de webometric.

    Actualmente la BIBLIOTECA DIGITAL AREANDINA cuenta con un repositorio institucional administrado bajo la plataforma DSpace, uno de los programas de código abierto con mayor aceptación en las instituciones académicas para gestionar ficheros (textuales, audio, vídeo, etc.), facilitando y permitiendo su posterior difusión en recolectores o agregadores.

  3. Objetivos del repositorio institucional ARENDINA
    • Promover el registro, organización, preservación y difusión de la producción académica de la Universidad.
    • Promover el respeto por el derecho de autor y otras formas de propiedad intelectual.
    • Garantizar la calidad de los contenidos publicados a través de los comités editoriales o de evaluación de contenidos digitales.
    • Articular el trabajo con otras iniciativas de nivel local, nacional y global.
    • Garantizar el cumplimiento de normas internacionales, para facilitar la visibilidad de los contenidos y la integración con otros sistemas de biblioteca digital.
  4. Definiciones
  5. Acceso abierto: Disponibilidad libre y gratuita de obras que se comparten a nivel mundial con una licencia que establece las condiciones de uso.

    Comunidades: Los contenidos del repositorio institucional están organizados por comunidades que corresponden a un tipo general de documento

    Sub-comunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de sub-comunidades para organizar de manera jerárquica la disposición de la información.

    Colecciones: Dentro de cada subcomunidad se establecen colecciones para organizar la información de manera jerárquica

    Las comunidades de la Biblioteca Digital pueden cambiar o integrase dependiendo de los contenidos que vayan surgiendo. Actualmente se cuenta con las siguientes comunidades: Acervo institucional, Trabajos de grado, Investigaciones, Publicaciones académicas, Materiales educativos digitales.

    Metadatos: El término se refiere a los datos que se utilizan para ayudar a la identificación, descripción y localización de los recursos electrónicos en red.

  6. Normatividad a tener en cuenta
  7. Contenidos que conforman el repositorio

    Los tipos de contenidos más usados para implementar Biblioteca Digitales son: tesis, libros y capítulos de libros, monografías, materiales creados en un determinado campo del saber, revistas, artículos de revistas de autores institucionales publicados en otras revistas, informes finales de las diferentes líneas de investigación, normas y reglamentaciones institucionales, material audiovisual, informes administrativos, boletines informativos.

    1. Criterios de calidad
      • Valor científico o académico acreditado por comités respectivos.
      • Valor patrimonial o cultural.
      • Pertinencia, actualidad, interés.
      • Respeto por los derechos de autor.
    2. Formatos

      Para la determinación de los formatos en los cuales se subirá la información de los archivos digitalizados se tendrán en cuenta los formatos de la fuente de origen. Entre los más conocidos y utilizados se incluyen los de tipo: textuales (imágenes de impresos, RTF, DOC, PDF); imagen (TIFF, JPG, PNG, GIF, etc.); animación (flash, gif, etc.); audio (MP3, WAV, OGG, etc.); video (AVI, MPEG, FLV, etc.); software (binarios, ejecutables, código fuente).

    3. Infraestructura tecnológica

      Los repositorios de la Biblioteca digital AREANDINA utilizarán, en lo posible, software de código abierto. A medida que avance el proyecto se podrán implementar otros repositorios especializados para administrar un tipo de conocimiento específico.

      La Biblioteca digital AREANDINA cumplirá con las normas técnicas y protocolos internacionales vigentes aplicables para los sistemas de biblioteca digital y procurará tener en todo momento una arquitectura normalizada que garantice la interoperabilidad con otros sistemas de información. De acuerdo con los avances tecnológicos para el manejo de documentos digitales, se propenderá por la integración de los repositorios bajo una misma plataforma.

      El sistema de la Biblioteca digital AREANDINA implementará los mecanismos de preservación digital que garanticen la conservación y disponibilidad de los mismos

  8. Acceso y Uso
  9. Los contenidos de la Biblioteca Digital AREANDINA, serán de acceso abierto, respetando la legislación vigente de derechos de autor y propiedad intelectual (Ley 23 de 1982). La Biblioteca se compromete a hacer la difusión respectiva referente a las normas relacionadas con estos aspectos. Los contenidos serán responsabilidad exclusiva de los autores.

  10. Autoarchivo
  11. Es un proyecto transversal que compromete diversas áreas de la Universidad (sedes, bibliotecas, editorial, investigaciones), cuyo objetivo principal es reunir, archivar, preservar, difundir y visibilizar la producción documental institucional resultante de la actividad académica, investigadora y de gestión corporativa de nuestra comunidad universitaria, y ofrecer acceso abierto a dicha producción.

    Beneficios
    • Visibilidad y difusión mundial de las obras publicadas.
    • Se aumenta la probabilidad de que las obras sean conocidas y citadas por colegas.
    • Perdurabilidad.
    • Reconocimiento y contexto académico.
    • Las obras se pueden consultar desde Google, Google Scholar, Scientific Commons y otros sistemas de búsqueda y cosecha.
    • Interoperabilidad. El Repositorio Institucional de la Universidad se rige por estándares internacionales en características relacionadas con la arquitectura, parametrización, catalogación, metadatación y cosecha, estos aspectos lo direccionan a vincularse con repositorios mayores y redes de carácter nacional e internacional con el fin de garantizar un mayor posicionamiento y divulgación de los productos académicos y científicos producidos institucionalmente.

    Requisitos técnicos

    Los archivos del acervo del RI estará compuesto por documentos principalmente en PDF, pero podrá gestionarse ficheros con extensión DOC, PPT, XLS, JPG, TIFF, PNG, AVI, FLA, ACE, BMP, WMA, MP3, EXE, ZIP, RAR, RTF, MOV, MPEG, AI, PSD, CDR, INDD, INDB, BMP, SWF, EPS, GIF, EPUB, ZIP, RAR y cualquier otro compatible con el software Dspace, teniendo en cuenta que la Universidad podrá transformar tecnológicamente las obras para garantizar a futuro su preservación, usabilidad y optimizar instancias operativas de la instalación del Repositorio.

  12. Evaluación de los documentos archivados en el repositorio
  13. Los trabajos de grado y tesis enviadas al RI serán evaluadas previamente por los asesores o directores de trabajo de grado quienes deberán velar por la legitimidad del contenido de los documentos así como por el estilo usado en su creación y composición, en el caso de otros recursos enviados por profesores y colaboradores de la Institución la evaluación estará a cargo de los jefes inmediatos y/o directores de grupo de investigación o programa académico, quienes con su visto bueno y firma evidencian la idoneidad del recurso para ser integrado al Repositorio. La Dirección del Sistema de Bibliotecas de la Universidad podrá constituir comités evaluadores de la documentación preservada en el RI y determinar la pertinencia de los recursos por características de congruencia académica o científica, técnica, tecnológica y/o legal y definir el destino final de los recursos evaluados.

  14. Lineamientos del servicio de Autoarchivo
  15. La iniciativa de Autoarchivo es un servicio para facilitar que estudiantes, profesores, investigadores y colaboradores de la Universidad dispongan sus aportes académicos y científicos con el propósito de incrementar el impacto y su usabilidad de forma virtual.

    Lineamientos
    1. El proceso de autoarchivo se autoriza únicamente para miembros de la comunidad de la Fundación Universitaria del Área Andina o personas ajenas a la Institución debidamente autorizadas por la Universidad.
    2. Se debe realizar a través del sitio web del Repositorio.
    3. Al realizar el envío un documento a través del servicio de autoarchivo, el(los) autor(es) manifiesta(n):
      • Ser el(los) titular(es) del derecho de autor del contenido de los documentos que se están enviando al Repositorio.
      • Ser conscientes que los documentos académicos se gestionarán bajo principios de acceso abierto a la información, impactando a la mayor cantidad de personas posibles.
      • Tener presente que la producción académica dispuesta en el Repositorio, puede y será divulgada a nivel mundial por instituciones académicas aliadas a la Universidad.
      • Revisar la política de publicación de documentos científicos de otras instituciones y/o otras fuentes de información académica como revistas indexadas o bases de datos especializadas con el fin de no infringir los acuerdos de divulgación convenidos previamente.
    4. El(los) autor(es) debe(n) descargar, diligenciar y adjuntar el formato de autorización de publicación del documento que se envía al Repositorio. Este debe estar diligenciado con la firma del(los) autor(es) y vistos buenos de publicación según se requiera.
    5. Para los profesores y/o colaboradores de la Universidad es indispensable que el director de programa o jefe inmediato manifieste el visto bueno de la publicación del documento en Repositorio Institucional, con su firma en el formato de autorización de publicación.
    6. No hay límites de envíos de documentos por parte de los autores.
    7. Los datos sensibles o información de cualquier índole revelada a través de los documentos publicados en el Repositorio, son responsabilidad y propiedad del(los) autor(es), la Universidad no se hacen responsables de daños y perjuicios que puedan suscitarse por la publicación de documentos a través del Repositorio Institucional.
    8. La Universidad no se hace responsable por los contenidos, comentarios, citas, o datos documentados que se refieran a otras fuentes y/o personas naturales o jurídicas revelados en los documentos publicados en el Repositorio.
    9. Los documentos en el Repositorio estarán publicados indefinidamente y se propenderá por el uso de mecanismos de conservación. Para ello se utilizará la migración tecnológica de los formatos y programas originales de los documentos, se tendrán en cuenta los tiempos de embargo descritos por los autores para su respectiva publicación.
    10. La autorización de publicación por parte del autor no genera ningún tipo de beneficio económico para los autores o la Universidad, tampoco genera vínculos contractuales o laborales entre las partes.
    11. El Repositorio podrá indexar los documentos preservados en repositorios y/o cosechadores mayores, índices, redes de información o buscadores de orden regional, nacional o internacional con el fin de brindar mayor visibilidad y uso de los documentos.